Teams бағдарламасында жасанды интеллект жазбаларын қалай қосуға болады. [Бейне және викторина]

Қысқаша жауап: Teams жүйесіндегі жасанды интеллект жазбалары әкімшілер алдымен дұрыс Copilot және транскрипция саясатын қосқанда, содан кейін ұйымдастырушылар қолдау көрсетілетін кездесулерде Facilitator функциясын қосқанда немесе Recap функциясын пайдаланғанда жақсы жұмыс істейді. Лицензиялау, транскрипция немесе кездесу түрі дұрыс орнатылмаған кезде, жазбалар көрінбеуі немесе толық болмауы мүмкін.

Негізгі қорытындылар:

Әкімшілік бақылау: AI жазбаларының пайда болуын күтпес бұрын, Teams кездесу саясатын тексеріңіз.

Лицензияны тексеру: Match Facilitator, Recap және Copilot мүмкіндіктерін дұрыс құқыққа сәйкестендіріңіз.

Транскрипция талабы: Кездесуден кейінгі жасанды интеллект жазбалары маңызды болған кезде транскрипцияны қосыңыз және іске қосыңыз.

Кездесулерді ұйымдастыру: Нәтижелерді жақсарту үшін нақты күн тәртібі бар жоспарланған, қолдау көрсетілетін кездесулерді пайдаланыңыз.

Адами тексеру: жазбаларды бөліспес бұрын, есімдерді, шешімдерді, мерзімдерді және құпия мәліметтерді тексеріңіз.

1. Teams бағдарламасындағы жасанды интеллект жазбалары нені білдіреді 🤖

Teams бағдарламасында AI Notes қызметін қалай қосу керектігін бастамас бұрын , үш ұқсас мүмкіндікті ажырату керек:

• Кездесу кезінде жасанды интеллект арқылы жасалған жазбалар - әдетте топ ішіндегі кездесулерді ұйымдастырушы арқылы жүзеге асырылады.

• Қорытындыдағы жасанды интеллект жазбалары – кездесуден немесе іс-шарадан кейін көрсетілетін жазбалар мен кейінгі тапсырмалар.

• Copilot кездесу жазбалары – Microsoft 365 Copilot арқылы кездесу чатынан немесе қорытындылау тәжірибесінен жасалған жазбалар.

Facilitator нақты уақыттағы жасанды интеллект жазбаларын жасай алады, негізгі шешімдерді қорытындылай алады, ашық сұрақтарды құжаттай алады, кездесу чатында сұрақтарға жауап бере алады және тапсырмаларды басқаруға көмектесе алады. Microsoft компаниясының айтуынша, Microsoft 365 Copilot лицензиясы қажет , дегенмен ішкі кездесу қатысушылары ол іске қосылғаннан кейін тікелей жаңартуларды көре алады.

Бұл айырмашылық маңызды, себебі бір адам «AI жазбалары» деп жылтыратылған тікелей эфирдегі жазбалар панелін айтуы мүмкін, ал басқа біреу кездесуден кейін AI жазбалар қойындысын айтуы мүмкін. Сол ас үй, әртүрлі тартпалар.

2. Teams бағдарламасында AI жазбаларын қоспас бұрын жылдам тексеру тізімі ✅

Міне, құрғақ, бірақ маңызды бөлігі. AI жазбалары біреу «Қосылу» түймесін басқаннан кейін сиқырлы түрде пайда болмайды. Әдетте сізге дұрыс лицензия, дұрыс әкімші саясаты, транскрипция қосылған және мүмкіндікті қолдайтын кездесу форматы қажет.

Алдымен мыналарды тексеріңіз:

• Ұйымыңызда тікелей Facilitator AI жазбаларына арналған Microsoft 365 Copilot немесе Intelligent Recap мүмкіндіктері пайдаланылатын Teams Premium / Copilot бар

• Транскрипцияға Teams кездесу саясаты рұқсат етеді.

• Copilot әкімші саясатымен бұғатталмаған.

• Кездесу - бұл функция қолдау көрсетілетін жоспарланған Teams кездесуі.

• Ұйымдастырушы немесе баяндамашы тиісті жасанды интеллект мүмкіндігін қосуға рұқсаты бар.

• Кездесуден кейінгі жасанды интеллект жазбаларын қаласаңыз, кездесу жеткілікті ұзақ және транскрипцияланған.

Microsoft компаниясының Teams Premium лицензиялық құжаттамасында жасанды интеллектпен жұмыс істейтін байланыс мүмкіндігі ретінде «Жиналы интеллектпен жасалған жазбалар мен кездесулерден тапсырмаларды қарау» мүмкіндігі бар , ал оның Facilitator нұсқаулығында Facilitator қосу немесе қосу үшін Microsoft 365 Copilot қажет екені бөлек айтылған.

Әрине, бір кемшілігі бар: Recap бағдарламасындағы жасанды интеллект жазбалары бес минуттан астам уақытқа созылған және ағылшын тілінде транскрипцияланған оқиғалар үшін қолжетімді, ал Microsoft сонымен қатар форматтау транскрипция тіліне байланысты өзгеруі мүмкін екенін атап өтеді.

3. Әкімші ретінде Teams бағдарламасында жасанды интеллект жазбаларын қалай қосуға болады 🛠️

Әкімшілер үшін Teams бағдарламасында AI Notes қызметін қалай қосу керектігі жиналыстың өзінде емес, Teams басқару орталығында басталады. Көптеген адамдар осы жерде тұрып қалады. Олар AI Notes түймесін іздей береді, бірақ саясат фонда ақырын «жоқ» деп айтып тұрады.

Әкімшілік жол әдетте:

1. Teams әкімшілік орталығын ашыңыз .

2. Кездесулерге өтіңіз .

3. Жиналыс саясаттарын таңдаңыз .

4. Бар саясатты таңдаңыз немесе жаңасын жасаңыз.

5. «Жазу және транскрипция» бөлімін табыңыз .

6. Copilot параметрін табыңыз .

7. Қолжетімді нұсқалардың бірін таңдаңыз:

   • Қосулы

   • Қосулы, сақталған транскрипция қажет

   • Әдепкі бойынша транскрипция сақталған кезде қосулы

   • Өшірулі

8. Саясатты сақтап, оның дұрыс пайдаланушыларға тағайындалғанына көз жеткізіңіз.

Microsoft әкімші нұсқаулығында Copilot кездесу саясатының параметрлері тізімделген және транскрипция саясаты Copilot бағдарламасының кездесулер кезінде және одан кейін жұмыс істей алатынына әсер ететіні түсіндірілген.

Сондай-ақ транскрипцияның өзінің қолжетімді екенін растауыңыз керек. Teams транскрипциясы саясатпен басқарылатын мүмкіндік, ал ұйымдастырушы мен транскрипцияны бастайтын пайдаланушы кездесулерде, вебинарларда немесе қалалық жиналыстарда транскрипцияларды қосу үшін параметрді қосуы керек.

Бұл адамдар өткізіп жіберетін бөлік, содан кейін Teams-ті кінәлайды. Кейде Teams бұған лайық. Бірақ әрқашан емес.

4. Кездесуді жоспарлаған кезде командаларда жасанды интеллект жазбаларын қалай қосуға болады 📅

Кездесу ұйымдастырушылары үшін ең оңай жол - кездесу басталмас бұрын жасанды интеллект жазбаларын дайындау. Бұл командаларға тамақтандырылған мысық сияқты жақсы әрекет етуге көбірек мүмкіндік береді.

Жоспарлау кезінде фасилитаторды қосу үшін:

1. Teams бағдарламасында күнтізбені ашыңыз

2. Жаңа таңдаңыз .

3. Командалар кездесуі қосқышын қосыңыз .

4. Параметрлер тармағын таңдаңыз .

5. Copilot және басқа жасанды интеллектке өтіңіз .

6. Көмекші ұшқышқа рұқсат беру және фасилитатор параметрлері келесіге орнатылғанына көз жеткізіңіз :

   • Тек кездесу кезінде

   • Кездесу кезінде және одан кейін

7. Жетекші қосқышын қосыңыз

8. Қолдану опциясын таңдаңыз .

Microsoft компаниясының Facilitator нұсқауларында бұл жоспарлау жолы деп көрсетілгенжәне Facilitator-ды тек жоспарланған кездесулерге қосуға болатыны, арна кездесулеріне, жедел кездесулерге немесе Teams қоңырауларына қосылмайтыны ескерілген.

Жақсы кездесуге шақыру да көмектеседі. Сипаттамаға немесе кездесу жазбаларына қарапайым күн тәртібін қосыңыз. Модератор шақыру немесе Loop кездесу жазбаларынан күн тәртібін тексеріп, оны талқылауды ұйымдастыруға көмектесу үшін пайдалана алады. Сиқырлы емес, бірақ кездесуіңізде «тек бір ғана нәрсе артық» сәттері тым көп болған кезде өте жақын.

5. Тікелей эфирдегі командалық кездесу кезінде жасанды интеллект жазбаларын қалай қосуға болады 🎙️

Мүмкін, жоспарлау кезінде оны қосуды ұмытып кеткен шығарсыз. Болады. Сіз кездесуді ашасыз, біреу: «Жасанды интеллект жазбалар жасай ала ма?» - дейді, кенеттен барлығы ұйымдастырушыға айды басқаратындай қарайды.

Кездесу кезінде фасилитаторды қосу үшін:

1. Командалар кездесуіне қосылыңыз.

2. Кездесуді басқару элементтерінен Басқа әрекеттерді таңдаңыз

3. Жетекшіні қосу опциясын таңдаңыз .

4. Егер Teams сұраса, кездесу тілін таңдаңыз.

5. Ескертпелер пайда бола бастағанша бірнеше минут күтіңіз.

Жетекші қосылғаннан кейін, Ескертпелер белгішесі жасанды интеллект жасаған ескертпелердің белсенді екенін көрсету үшін өзгереді. Microsoft ескертпелер бірден пайда болмайтынын және олар транскриптте жазылған талқылауға негізделгендіктен бірнеше минутқа созылуы мүмкін екенін айтады

Бір маңызды рөлдік бөлшек: мобильді қатысушылар тікелей жазбаларды көре алады, бірақ тек жұмыс үстелінде немесе вебте Teams бағдарламасын пайдаланатын ұйымдастырушылар немесе баяндамашылар ғана кездесу кезінде фасилитаторды қоса немесе өшіре алады.

Сонымен, егер біреу таксиде телефон арқылы қосылып, неге оны белсендіре алмайтынын сұраса, себебі сол болуы мүмкін. Жағымсыз ба? Иә. Логикалық па? Көбінесе.

6. Командалар кездесуінен кейін жасанды интеллект жазбаларын қалай табуға болады 🔎

Кездесу аяқталғаннан кейін жазбалар өнімділік тұманына сіңіп кетпейді. Оларды әдетте кездесу чатынан немесе қорытындыдан таба аласыз.

Кездесуден кейін жасанды интеллект жасаған мазмұнды қарап шығу үшін:

1. Командаларда чатты ашыңыз

2. Кездесу чатын таңдаңыз.

3. Жоғарғы жағындағы «Қайталау» тармағын таңдаңыз

4. Жалға алушыңызда көрсетілген тәжірибеге байланысты Ескертпелер немесе AI ескертпелерін таңдаңыз

Microsoft компаниясының айтуынша, фасилитатор жасаған мазмұнға Recap бағдарламасындағы кездесу чаты және кездесу жазбалары арқылы қол жеткізуге . Жасанды интеллект жасаған кездесу жазбалары Microsoft Loop бетінде сақталады, ал кездесуге қатысушылар сол Loop бетін кездесуге дейін, кездесу кезінде немесе одан кейін өңдей алады.

Жасанды интеллект жазбаларын толығырақ қарастыратын болсақ, Microsoft пайдаланушылар кездесу транскрипция талаптарына сай болған жағдайда, іс-шараның қысқаша мазмұнынан жасанды интеллект жазбаларын таңдау арқылы қолмен және жасанды интеллект арқылы жасалған жазбаларды, сондай-ақ кейінгі тапсырмаларды көре алады деп мәлімдейді

Бұл жерде AI жазбалары кездесулер үшін жасалған айла-шарғыдан да көп нәрсеге айналады. Сіз кішкентай кеңседегі қылмыс орнын тергеп жатқандай бүкіл әңгімені қайта ойнатпай-ақ, шешімдерді, тапсырмаларды, жіберіп алған контекстті және қосымша ақпаратты ала аласыз 🕵️.

7. Салыстыру кестесі: Командаларда жасанды интеллект жазбаларын пайдалану жолдары 📊

Microsoft компаниясының Copilot арқылы жасалған жазбаларға арналған қолдау нұсқаулығында пайдаланушылар кездесу чатынан Copilot таңдай алады, көбірек шақыруларды таңдай алады, кездесу жазбаларын жасай алады, оларды көшіріп, басқа жерге қоя алады, сонымен қатар пайдаланушыларға жасанды интеллект шығысын тексеруді еске салады, себебі ол дұрыс болмауы мүмкін.

8. Командаларда жасанды интеллект жазбаларын жақсартуға арналған ең жақсы кездесу бағдарламасы 🧠

Teams бағдарламасында жасанды интеллект жазбаларын қалай қосу керектігін білу - жұмыстың жартысы. Екінші жартысында пайдалы жазбалар алу керек. Жасанды интеллект құрылымы жақсы, бірақ ол гарнитура киетін ақыл-ой оқу құрылғысы емес. Оған таза енгізулер қажет.

Бұл орнатуды пайдаланыңыз:

• Кездесу алдында нақты күн тәртібін қосыңыз.

• Шешімдерді дауыстап айтыңыз: «Шешім: біз келесі аптада пилоттық жобаны іске қосамыз»

• Иелеріне ауызша тапсырма беріңіз: «Майя қаржыландыруды жалғастыруға жауапты»

• Тақырыптарды ауыстырмас бұрын үзіліс жасаңыз.

• Бес адамның бір-бірін асыра сілтеуінен аулақ болыңыз. Иә, амбициялы.

• Тапсырманың меншік құқығын анық түсіну үшін атауларды үнемі қолданыңыз.

• Мүмкіндігінше кездесу тілін біркелкі етіп ұстаңыз.

• Жазбаларды кеңінен бөліспес бұрын тексеріңіз.

Модератор кездесуге шақырудан немесе Loop кездесу жазбаларынан күн тәртібін анықтайжәне кездесу барысында күн тәртібіндегі тақырыптарды бақылауға көмектеседі.

Тыныш тиімді әдіс: іс-әрекеттеріңізді шаршаған көмекшіге айтып жатқандай етіп жариялаңыз. Роботталған емес, тек анық. «Іс-әрекет: Джордан жаңартылған колоданы жібереді». Мұндай сөйлем жасанды интеллект ноталарын әлдеқайда жұмсақ етеді.

9. Жасанды интеллект жазбалары көрсетілмеген кездегі жиі кездесетін мәселелер ⚠️

Егер Teams бағдарламасында AI Notes жоқ болса, функцияның істен шыққанын бірден ойламаңыз. Мүмкін, бірақ бірнеше қалыпты блоктаушылар бар.

Жалпы себептерге мыналар жатады:

• Сіз пайдаланғыңыз келетін мүмкіндік үшін Copilot немесе Teams Premium құқығы жоқ

• Teams кездесу саясаттарында бірлескен пилот өшірілген

• Ұйымдастырушы немесе оны бастауға тырысатын адам үшін транскрипция өшірілген

• Жиын жасанды интеллект жазбаларын қайталау үшін тым қысқа

• Кездесу транскрипцияланбады.

• Қолдау көрсетілмейтін кездесу түрі, мысалы, модераторға арналған арналық кездесу.

• Қате рөл, мысалы, қатысушының фасилитаторды қосуға тырысуы.

• Сыртқы қатысушылардың шектеулері.

• Сезімталдық белгілері немесе шифрлау күн тәртібіндегі ақпаратты алуды блоктайды.

Microsoft құжаттамасында Teams компаниясының жасанды интеллектпен жұмыс істейтін Intelligent Recap мүмкіндіктерін қамтамасыз ету үшін іс-шара транскриптін, қатысу деректерін және PowerPoint Live деректерін пайдаланатыны, сондықтан транскрипт деректерінің жоқтығы жасанды интеллектпен жұмыс істейтін қорытынды мәнінің жоқтығын білдіруі мүмкін екендігі атап өтілген

Тікелей эфирдегі жетекшінің жазбалары үшін, кездесу кезінде жетекшіні тек жұмыс үстеліндегі немесе вебтегі ұйымдастырушылар мен баяндамашылар ғана қоса немесе өшіре алатынын есте сақтаңыз. Мобильді пайдаланушылар тікелей эфирдегі жазбаларды көре алады, бірақ бұл мүмкіндікті дәл осылай белсендіре алмайды.

10. Құпиялылық, рұқсаттар және «Мұны тексеріңіз» ережесі 🔐

Жасанды интеллект жазбалары пайдалы, бірақ олар заңгер, нормативтік құқықтық актілерді сақтау жөніндегі қызметкер немесе сіздің ең егжей-тегжейлі жұмыс істейтін әріптесіңіз емес. Олар кездесу деректерінен жасалады және олар контекстті жіберіп алуы, бір нәрсені ыңғайсыз түрде айтуы немесе ретсіз талқылауды тек көбінесе дұрыс болатын сенімді көрінетін қорытындыға айналдыруы мүмкін.

Microsoft Teams қысқаша мазмұнындағы жасанды интеллект жасаған мазмұн оқиға транскриптіне негізделгенін және GPT және басқа жасанды интеллект модельдерімен жұмыс істейтінін және ол дәл емес, толық емес немесе орынсыз болуы мүмкін екенін мәлімдейді

Сонымен, практикалық ереже қарапайым:

• Клиенттерге жібермес бұрын, жасанды интеллект жазбаларын қарап шығыңыз.

• Шешімдерді, сандарды, аттарды және мерзімдерді тексеріңіз.

• Құпия деректерді сақтау немесе жіберу алдында оларды растаңыз.

• Заңды, кадрлық, қаржылық немесе реттелетін шешімдерді қабылдаудың жалғыз жазбасы ретінде жасанды интеллект жазбаларына сенбеңіз.

• Қатысушылардың транскрипцияны және жасанды интеллект жасаған қайталау саясатын түсінгеніне көз жеткізіңіз.

Teams сонымен қатар көшіруге, жіберуге, жазбаларға, транскрипцияларға және жасанды интеллект жасаған ақпаратқа қатысты басқару элементтерін қоса алғанда, кездесу опциялары мен құпия кездесу мазмұнына арналған әкімші басқару элементтерін ұсынады

Мұндағы аздап паранойя пайдалы. Фольга тәрізді паранойя емес, жай ғана «шикі жасанды интеллекттің қысқаша мазмұнын оқымай тақтаның жазбасына жапсырмасаңыз болады» деген паранойя.

11. Команда әкімшілері мен менеджерлеріне арналған кеңейтілген кеңестер 🚀

AI Notes бағдарламасын іске қосу тек қосқышты басып, барлығы жаттығу бейнежазбасы сияқты әрекет етеді деп үміттенбеген кезде жақсы нәтиже береді.

Қарапайым іске қосу жоспары:

1. Шағын пилоттық топты таңдаңыз.

2. Лицензиялар мен саясаттарды растаңыз.

3. Сол топ үшін транскрипция және Copilot параметрлерін қосыңыз.

4. Сынақ кездесуін жасаңыз.

5. Тікелей жетекшінің жазбаларын қолданып көріңіз.

6. Кездесуден кейінгі қорытынды жасанды интеллект жазбаларын қолданып көріңіз.

7. Пайдаланушыларыңыз көрген нақты қадамдарды құжаттаңыз.

8. «AI жазбаларын қашан пайдалану керек» деген қысқаша ішкі нұсқаулық жасаңыз.

9. Құпиялылық туралы еске салғыштарды қосыңыз.

10. Адамдардан оларды не шатастырғанын сұраңыз, себебі олар сізге айтып береді. Дауыстап.

Пилоттық жобаның себебі - Teams тәжірибесі лицензиялауға, әкімші саясатына, кездесу түріне, клиент нұсқасына және ұйымдастырушылық параметрлерге байланысты өзгеруі мүмкін. Бұл бір үлкен қызыл түйме емес. Ол түймелерге толы тартпаға ұқсайды, кейбіреулері басқаларына қарағанда жақсырақ белгіленген.

12. Жылдам жауап: Teams-те жасанды интеллект жазбаларын қалай қосуға болады 🏁

Teams бағдарламасында AI жазбаларын қалай қосу керектігі туралы қысқартылған нұсқа :

Әкімшілер үшін:

• Teams әкімші орталығына өтіңіз .

• ашу > Жиналыс саясаттары.

• Жазу және транскрипция бөлімінде дұрыс Copilot саясатын қосыңыз.

• Транскрипцияға рұқсат етілгеніне көз жеткізіңіз.

• Саясатты дұрыс пайдаланушыларға тағайындаңыз.

Ұйымдастырушылар үшін:

• Жоспарланған командалық кездесуді жасаңыз.

• Опциялар > Копилот және басқа жасанды интеллект тармағын ашыңыз .

• Көмекші ұшқыш пен фасилитаторға рұқсат ету опциясын қосулы күйге орнатыңыз

• Жетекшіні қосыңыз .

• Параметрді қолданыңыз.

Кездесу барысында:

• Қосымша әрекеттерді таңдаңыз .

• Жетекшіні қосу таңдаңыз .

• Жасанды интеллект жасаған жазбалар пайда болғанша бірнеше минут күтіңіз.

Кездесуден кейін:

• Кездесу чатын ашыңыз.

• Қысқаша мазмұнына өтіңіз .

• Ескертпелер немесе жасанды интеллект ескертпелерін таңдаңыз .

Бұл таза нұсқа. Практикалық нұсқа лицензияларды, саясаттарды, транскрипцияны, рөлдерді және Teams-тің осындай күндерді бастан кешіріп жатқанын тексеруді қамтиды.

Қорытынды ойлар 💬

Командаларда жасанды интеллект жазбаларын қалай қосу керек, бөліктер тізбектелгеннен кейін қиын емес, бірақ бөліктерді шатастыру оңай. Әкімшілер саясат қақпаларын басқарады. Ұйымдастырушылар кездесу параметрлерін басқарады. Баяндамашылар мен ұйымдастырушылар қолдау көрсетілетін кездесулерде фасилитаторды іске қоса алады. Транскрипция жасанды интеллектке жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Қысқаша мазмұны - кездесуді іздеуге, сканерлеуге болатын және - ең дұрысы - жадты аз толтыратын жер.

Ең жақсы орнату қарапайым: дұрыс саясатты қосыңыз, транскрипцияны қосыңыз, кездесуді дұрыс жоспарлаңыз, тікелей жазбалар маңызды болған кезде фасилитаторды пайдаланыңыз және нәтижені тас тақтайшаларға ойылған шындық ретінде қарастырмас бұрын қарап шығыңыз 🪨. Жасанды интеллект жазбалары өте пайдалы, бірақ олар әлі де адамдардың бір-бірін бөліп жатқанын тыңдайтын машинадан алынған жазбалар. Сондықтан иә, оларды пайдаланыңыз. Тек бір қасыңызды сәл көтеріңіз.

Нақты әлемдегі мысал: апта сайынғы клиенттік жоба кездесуі үшін AI Notes пайдалану 🧾

Сценарий

Клиентпен апта сайын 45 минуттық Teams кездесуін өткізетін шағын веб-агенттікті елестетіп көріңізші. Сол мәселелер қайта-қайта туындайды: шешімдер чатта жасырылады, іс-әрекеттер жартылай есте қалады және біреу әр кездесуден кейін 20-30 минутты шатасқан жазбаларды клиенттің жаңартуларына айналдыруға жұмсайды.

Бұл ойдан шығарылған, бірақ шынайы мысал. Агенттік кездесу жазбаларының алғашқы нұсқасын жасау үшін Teams ішіндегі жасанды интеллект жазбаларын пайдаланады, содан кейін жоба менеджері клиентке бірдеңе жібермес бұрын нәтижені қарап шығады. Соңғы бөлігі маңызды. Жасанды интеллект жобаны түсінетін адамды алмастырмайды, әкімшінің жұмысына көмектеседі.

Кездесу Teams бағдарламасында жоспарланған, транскрипция қосулы және қоңырау басталғанға дейін Facilitator қосулы. Бұл мақаланың негізгі ойына сәйкес келеді: жасанды интеллект жазбалары лицензиялау, кездесу саясаты, транскрипция және кездесуді орнату алдымен реттелген кезде жақсы жұмыс істейді.

Көмекшіге не қажет

Бұл шараны ұйымдастырушы келесілерді дайындайды:

Командалардың жоспарланған кездесуі, жедел шақыру емес.

Жиналысқа шақыру хатта қысқаша күн тәртібі берілген.

Кездесу үшін транскрипция қосылды.

Жиналыс басталмас бұрын модератор қосылды.

Жасанды интеллект жазбаларын қарау үшін тағайындалған жоба менеджері.

Атауларды, күндерді, шығындарды, мерзімдерді және клиенттің шешімдерін қараудың қарапайым тізімі.

Жақсы күн тәртібі келесідей болуы мүмкін:

Күн тәртібі:

Өткен аптадағы жұмыс нәтижелерін қарап шығыңыз.

Басты бет көшірмесінің өзгерістерін растаңыз.

Баға бетіндегі бейнені сақтау немесе жою туралы шешім қабылдаңыз.

Іске қосу тапсырмалары үшін иелерін тағайындаңыз.

Келесі шолу күнін растаңыз.

Бұл жасанды интеллектке «жобаны аяқтауға» шақырудан гөрі құрылымдылық береді. Сондай-ақ, бұл адамдарға шашыраңқы болуға көмектеседі, бұл әрқашан артықшылық болып табылады.

Мысал нұсқаулығы

Кездесудің басында ұйымдастырушы келесідей нәрсе айта алады:

«Біз бүгін шешімдер мен іс-қимыл элементтерін жазу үшін жасанды интеллект арқылы жасалған жазбаларды пайдаланып жатырмыз. Шешімдерді анық көрсетіңіз, әрбір тапсырма үшін иесінің атын қосыңыз және мүмкіндігінше мерзімдерді көрсетіңіз. Біз жазбаларды кездесуден кейін бөліспес бұрын қарап шығамыз»

Кездесу барысында жоба менеджері іс-қимыл элементтерін анық көрсете алады:

«Шешім: біз баға белгілеу бетінің бейнежазбасын іске қосу үшін сақтаймыз.»

«Әрекет тармағы: Прия бейсенбі күні сағат 15:00-ге дейін жаңартылған басты беттің көшірмесін жібереді.»

«Әрекет тармағы: Марк жұмаға дейін аналитикалық тегтердің дұрыс жұмыс істеп тұрғанын тексереді.»

Бастапқыда бұл сәл ресми болып көрінуі мүмкін, бірақ бұл жасанды интеллектке жұмыс істеуге жақсы мүмкіндік береді. Бұлыңғыр талқылаулар басталады, бұлыңғыр жазбалар шығады. Анық шешімдер басталады, практикалық жазбалар шығады.

Оны қалай тексеруге болады

Командаға таратпас бұрын, үш кездесуден тұратын шағын тест өткізіңіз.

1-кездесу: Тек кәдімгі нұсқаулық жазбаларын пайдаланыңыз.

2-кездесу: Жасанды интеллект жазбаларын пайдаланыңыз, бірақ құрылымдалған күн тәртібі жоқ.

3-кездесу: Анық күн тәртібі және ауызша әрекет тапсырмасы форматы бар жасанды интеллект жазбаларын пайдаланыңыз.

Әр кездесуден кейін мыналарды тексеріңіз:

Клиентке дайын соңғы жазбаларды жасауға қанша уақыт кетеді.

Қанша әрекет элементін түзету қажет.

Мерзімдер дұрыс жазылған ба.

Әрбір тапсырмаға тиісті иесінің қосылғаны.

Қысқаша мазмұнда келісілмеген нәрселердің бар-жоғы.

Сарапшы сыртқы бірдеңе жібермес бұрын жасанды интеллект жазбаларын транскриптпен салыстыруы керек. Бұл әсіресе ақша, мерзімдер, заңды тұжырымдамалар, мақұлдау немесе клиенттің міндеттемелері үшін маңызды.

Нәтиже

Үш үлгі 45 минуттық жобалық кездесудің уақытын есептеуге негізделген көрнекі нәтиже:

Тек қолмен жазылған ескертпелер: таза клиенттік жаңартуды жасау үшін 28 минут.

Анық күн тәртібі жоқ жасанды интеллект жазбалары: жазбаларды қарап шығу және тазарту үшін 17 минут.

Күн тәртібі және анық айтылған іс-қимыл тармақтары бар жасанды интеллект ескертпелері: соңғы жаңартуды қарап шығу және жіберу үшін 9 минут.

Бұл қолмен орындалатын процесспен салыстырғанда әр кездесуге шамамен 19 минут үнемделгенін білдіреді. Айына апта сайынғы төрт клиенттік кездесуде бұл бір жоба менеджері үшін айына шамамен 76 минут үнемделгенін білдіреді.

Сапаны тексеру уақытты үнемдеу сияқты маңызды. Бұл мысалда құрылымдалған AI Notes нұсқасы 9 әрекеттің 8-ін дұрыс анықтады. Бір қателік - адам түзетуін қажет ететін мерзім. Міне, сондықтан AI Notes шындықтың соңғы көзі емес, күшті алғашқы жоба ретінде қарастырылуы керек.

Не дұрыс болмауы мүмкін

Ең көп таралған сәтсіздік - анық емес сөйлеу. Егер біреу «келесі аптада шешейік» десе, жасанды интеллект «бұл» кімге тиесілі немесе «келесі апта» дегеннің нені білдіретінін білмеуі мүмкін.

Басқа тәуекелдерге мыналар жатады:

Тапсырма дұрыс емес адамға тапсырылуда.

Жұмсақ ұсыныс берік шешім ретінде жазылуда.

Мерзімнің өткізіп алынуы немесе қате тыңдалуы.

Тым кеңінен бөлісілетін жазбаларда пайда болатын құпия клиенттік мәліметтер.

Транскрипттің қолжетімді болмауы кездесуден кейінгі қорытындыны әлсіретеді.

Ұйымдастырушы жасанды интеллект ескертпелері автоматты түрде дұрыс деп есептейді, себебі олар ұқыпты көрінеді.

Түзету ұнамсыз, бірақ тиімді: шолу тізімін пайдаланыңыз, кездесу аяқталғанға дейін әрекет тармақтарын растаңыз және шикі жасанды интеллект жазбаларын тікелей клиентке жібермеңіз.

Практикалық қорытынды

Командалардағы жасанды интеллект жазбалары кездесу жақсы өткен кезде жақсы жұмыс істейді. Күн тәртібін қосыңыз, дұрыс параметрлерді қосыңыз, шешімдерді анық айтыңыз және шолуға бір адамды жауапты етіңіз. Осылай істеңіз, сонда жасанды интеллект жазбалары кейінірек талқылауға болатын басқа құжат жасаудың орнына, ретсіз жиналысты бірнеше минут ішінде пайдалануға болатын қосымшаға айналдыра алады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Әкімші ретінде Teams бағдарламасында AI Notes бағдарламасын қалай қосуға болады?

Teams жүйесінде әкімші ретінде AI Notes қызметін қосу үшін Teams әкімшілік орталығынан бастаңыз. Жиналыстар бөліміне өтіп, Жиналыс саясаттарын ашып, Жазу және транскрипция бөлімін қарап шығыңыз. Copilot функциясының дұрыс пайдаланушылар үшін рұқсат етілгеніне және транскрипцияның қосылғанына көз жеткізіңіз. Саясат сонымен қатар AI жазбаларына кіру мүмкіндігі болуы керек адамдарға тағайындалуы керек.

Teams бағдарламасындағы AI Notes үшін қандай лицензиялар қажет?

Лицензия сіз пайдаланғыңыз келетін жасанды интеллект жазбалары мүмкіндігіне байланысты. Facilitator көмегімен тікелей жасанды интеллект арқылы жасалған жазбалар әдетте Microsoft 365 Copilot бағдарламасын қажет етеді. Recap бағдарламасындағы жасанды интеллект жазбалары Teams Premium немесе Copilot қатынасына байланысты болуы мүмкін. Көптеген ұйымдарда әкімшілер мүмкіндік қолжетімді деп есептемес бұрын лицензиялау мен кездесу саясатын тексеруі керек.

Неліктен жасанды интеллект жазбалары менің командалық кездесуімде көрсетілмейді?

Егер Copilot өшірілген болса, транскрипция бұғатталған болса немесе кездесу түріне қолдау көрсетілмесе, жасанды интеллект ескертпелері көрсетілмеуі мүмкін. Сондай-ақ, кездесу тым қысқа, транскрипцияланбаған немесе ұйымдастырушының тиісті рұқсаттары жоқ болуы мүмкін. Жалпы шешім - пайдаланушы лицензиясын, Teams кездесу саясатын, транскрипция параметрлерін және кездесудің бірден басталмай, жоспарланғанын тексеру.

Тікелей Teams кездесуі кезінде AI Notes қызметін қоса аламын ба?

Иә, қолдау көрсетілетін кездесулерде ұйымдастырушы немесе баяндамашы кездесу кезінде фасилитаторды қоса алады. Олар әдетте мұны кездесуді басқару элементтеріндегі Қосымша әрекеттер тармағынан жасайды, содан кейін фасилитаторды қосу тармағын таңдайды. Ескертпелердің пайда болуы бірнеше минутқа созылуы мүмкін, себебі Teams пайдалы жазбалар жасау үшін транскрипттен талқылау мазмұнын қажет етеді.

Командалар кездесуінен кейін AI жазбаларын қайдан таба аламын?

Кездесуден кейін Teams бағдарламасында кездесу чатын ашып, «Қорытынды» тармағын таңдаңыз. Орнатуыңызға байланысты сіз «Жазбалар» немесе «Жасанды интеллект» жазбаларын көруіңіз мүмкін. Жетекші жасаған жазбалар кездесу чаты және кездесу жазбалары арқылы да пайда болуы мүмкін. Әдетте, кездесуден кейінгі жасанды интеллект жазбалары кездесу транскрипцияланған және мүмкіндік талаптарына сай болған кезде жақсы жұмыс істейді.

Жетекші, қорытынды және көмекші кездесу жазбаларының айырмашылығы неде?

Модератор негізінен кездесу кезінде жасанды интеллект арқылы жасалған тікелей жазбаларға арналған. Қорытынды - пайдаланушылар жазбаларды, тапсырмаларды және кездесу мазмұнын кейін қарап шығатын орын. Copilot кездесу жазбалары кездесу чатынан немесе қорытындысынан Copilot тәжірибесі арқылы жасалады. Олар бір-біріне сәйкес келеді, бірақ олар бірдей мүмкіндік емес, сондықтан орнату талаптары әртүрлі болуы мүмкін.

Командалардың кездесулері жасанды интеллект жазбаларының жұмыс істеуі үшін транскрипцияны қажет ете ме?

Көптеген Teams AI жазбаларының жұмыс процестерінде транскрипция өте маңызды, себебі ол AI-ге талдау жасауға мүмкіндік береді. Қысқаша айтқанда, AI жазбалары, әсіресе, транскрипттің қолжетімділігіне және кездесуге жарамдылығына байланысты. Әкімшілер кездесу саясатында транскрипцияға рұқсат етілгенін растауы керек, ал ұйымдастырушылар кездесуден кейінгі жазбалар қажет болған кезде кездесудің транскрипцияланғанына көз жеткізуі керек.

Командалардағы жасанды интеллект жазбалары үшін фасилитаторды кім қоса алады?

Әдетте ұйымдастырушылар немесе баяндамашылар жұмыс үстелінде немесе веб-сайтта Teams бағдарламасын пайдаланып, фасилитаторды қоса алады. Мобильді пайдаланушылар тікелей жазбаларды көре алуы мүмкін, бірақ олар фасилитаторды өздері белсендіре алмауы мүмкін. Бұл рөл айырмашылығы көбінесе бір қатысушының жазбалар опциясын көретінін, ал екінші адамның оны қоса алмайтынын түсіндіреді.

Teams бағдарламасында жасанды интеллект арқылы жасалған кездесу жазбаларын қалай жақсартуға болады?

Анық күн тәртібін қолданыңыз, шешімдерді дауыстап айтыңыз және іс-шараларды атаулары бойынша анық тағайындаңыз. Мүмкіндігінше адамдардың бір-бірін асыра сілтеуінен аулақ болыңыз және кездесу тілін біркелкі ұстаңыз. Жасанды интеллект жазбалары кездесу құрылымды болған кезде жақсы жұмыс істейді. Сондай-ақ, жазбаларды кеңінен бөліспес бұрын қарап шығу пайдалы.

Teams ішіндегі жасанды интеллект жазбалары бөлісуге жеткілікті сенімді ме?

Жасанды интеллект туралы жазбалар пайдалы, бірақ оларды, әсіресе клиенттермен немесе басшылықпен бөліспес бұрын тексеріп алу керек. Аты-жөндерін, нөмірлерін, шешімдерін, мерзімдерін және құпия мәліметтерін қарап шығыңыз. Мақаланың практикалық ережесі - жасанды интеллект туралы жазбаларды мінсіз заңдық немесе сәйкестік жазбасы емес, пайдалы жоба ретінде қарастыру. Адамдардың шолуы әлі де маңызды.

Сілтемелер

1. Microsoft қолдау қызметі - Microsoft Teams кездесулеріндегі модератор - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Copilot кездесуінің саясат параметрлері - learn.microsoft.com

Ресми AI көмекші дүкенінен ең соңғы AI-ді табыңыз

Біз туралы